معيار المراجعة المصرى رقم (580)

إقرارات الإدارة

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المقدمة

1-     يهدف هذا المعيار إلى وضع معايير و توفير إرشادات عن استخدام إقرارات الإدارة كدليل للمراجعة، وكذلك الإجراءات التى تتبع فى تقييم و توثيق إقرارات الإدارة و الإجراء الواجب اتخاذه فى حالة رفض الإدارة تقديم الإقرارات المناسبة .

 2-     يجب على مراقب الحسابات أن يحصل على إقرارات مناسبة من الإدارة.

إقرار الإدارة بمسئوليتها عن القوائم المالية

3-     يجب علي مراقب الحسابات أن يحصل علي أدلة بأن الإدارة تقر بمسئوليتها عن القوائم المالية طبقا لإطار إعداد التقارير المالية المطبق وأنها قد اعتمدت هذه القوائم. ويمكن أن يحصل المراقب علي هذا الإقرار وهذا الاعتماد من خلال محاضر اجتماعات المسئولين عن الحوكمة أو أي هيئة نظيرة أو من خلال إقرار مكتوب من الإدارة أو عن طريق نسخة موقعة من القوائم المالية .

إقرارات الإدارة كدليل للمراجعة

4-     يجب علي مراقب الحسابات أن يحصل علي إقرارات مكتوبة من الإدارة عن الأمور الهامة المتعلقة بالقوائم المالية عندما يتعذر الحصول علي أدلة مراجعة كافية أخرى . والإقرار الكتابي من قبل الإدارة يقلل من إمكانية حدوث سوء فهم ما بين المراقب وإدارة المنشأة والذي قد ينشأ في حالة الإقرار الشفهي . وقد ورد ذكر الأمور التي قد يحتويها خطاب الإدارة أو خطاب التأكيد من الإدارة في مثال لخطاب بإقرارات الإدارة ملحقاً بهذا المعيار .

 5-     قد تنحصر الأمور التي يجب الإقرار عنها كتابيا من قبل الإدارة علي الموضوعات الهامة نسبياً المتعلقة بالقوائم المالية سواء منفصلة أو مجتمعة . وقد يتطلب الأمر إبلاغ الإدارة بمدي تفهم المراقب للأهمية النسبية بخصوص بعض البنود  .

 5أ - ينبغي أن يحصل المراقب علي إقرار مكتوب من الإدارة بأنها :

    (أ)   تعترف بمسئوليتها عن تصميم الرقابة الداخلية وتنفيذها لمنع الخطأ واكتشافه.

  و(ب) تعتقد أن تأثير تحريفات القوائم المالية غير المصوبة منفردة أو مجمعة و التي أكتشفها المراقب خلال عملية المراجعة غير هامة للقوائم المالية مأخوذة ككل . ويجب أن يتضمن الإقرار ملخصاً بمثل تلك البنود أو يُلحق بإقرارات الإدارة المكتوبة.

 6-     تعطي الإدارة للمراقب كثيراً من الإقرارات خلال المراجعة سواء كانت من تلقاء نفسها أو بناء علي استفسارات محددة .وحين تتعلق هذه الإقرارات بأمور هامة متعلقة بالقوائم المالية يجب على المراقب أن :

   (أ) يحصل على أدلة مراجعة موثقة من داخل أو خارج المنشأة .

و (ب) يقيم معقولية التأكيدات المقدمة من الإدارة و مدى اتساقها مع أدلة المراجعة الأخرى التي حصل عليها المراقب بما فيها الإقرارات الأخرى .

و (ج) دراسة ما إذا كان مقدمى الإقرارات على دراية تامة بهذه الأمور .

 7-     لا يجب أن تستخدم إقرارات الإدارة كبديل لأدلة مراجعة أخرى يتوقع المراقب توقعاً معقولا أن تكون متوافرة. على سبيل المثال إقرار الإدارة فيما يتعلق بتكلفة أصل يجب ألا يكون بديلاً لأدلة المراجعة المتعلقة بتكلفة هذا الأصل و التي عادة ما يمكن الحصول عليها. وإذا لم يستطع المراقب الحصول على أدلة مراجعة كافية وملائمة فيما يتعلق بأمر له أو قد يكون له تأثير هام على القوائم المالية، فإن ذلك يعتبر قيد على نطاق عمل المراقب حتى وأن حصل على إقرار من الإدارة في هذا الشأن.

 8-     في حالات معينة يمكن ألا تكون هناك أدلة مراجعة متاحة بخلاف تلك التي تم الحصول عليها بعمل استفسارات ، ولذلك فإن على المراقب الحصول على إقرار مكتوب من الإدارة. فتكون إقرارات الإدارة هي دليل المراجعة الوحيد المتاح . على سبيل المثال قد لا يستطيع المراقب أن يحصل على أدلة مراجعة أخرى لتدعيم نية الإدارة في الاحتفاظ ببعض الاستثمارات لفترة طويلة .

 9-     إذا تعارضت إقرارات الإدارة مع أدلة مراجعة ، يجب على مراقب الحسابات بحث الظروف المحيطة بهذا الموضوع وفى حالة الضرورة إعادة النظر في مصداقية الإقرارات الأخرى المقدمة من الإدارة .

توثيق إقرارات الإدارة

10-       عادة ما يحتفظ مراقب الحسابات بإقرارات الإدارة في صورة ملخص للمناقشات الشفهية مع الإدارة أو إقرارات مكتوبة من قبل الإدارة .

 11-       إقرارات الإدارة المكتوبة أفضل من الشفهية كدليل مراجعة ويمكن أن تتمثل في :

      (أ) خطاب تمثيل من الإدارة.

أو (ب) خطاب من مراقب الحسابات يحدد تفهم المراقب لإقرارات الإدارة يتم قبول ما ورد به وتأييده من قبل الإدارة.

أو (ج) محاضر اجتماعات مجلس الإدارة ذات الصلة أو أي هيئة مماثلة أو نسخة موقعة من القوائم المالية .

العناصر الأساسية لخطاب التمثيل

12-       عند طلب خطاب تمثيل من الإدارة ، يجب على المراقب أن يطلب توجيهه إليه  ، وأن يحتوى على معلومات محددة وأن يكون معتمداً و مؤرخاً بتاريخ مناسب .

 13-       عادة ما يكون خطاب التمثيل مؤرخ في نفس تاريخ تقرير مراقب الحسابات. ولكن قد يتطلب الأمر في بعض الأحوال  الحصول على خطاب تمثيل خلال فترة المراجعة أو بتاريخ بعد تقرير المراقب. بخصوص معاملات أو أحداث أخري . علي سبيل المثال , في تاريخ طرح المنشأة لأسهمها في اكتتاب عام .

 14-       يوقع خطاب التمثيل بطبيعة الحال من أعضاء الإدارة الذين لهم مسئولية رئيسية بالمنشأة وشئونها المالية( عادة ما يكون الرئيس التنفيذي والمدير المالي ), وذلك استناداً على أفضل المعلومات المعروفة والموثقة لديهم. وفي بعض الأحوال , قد يرغب المراقب في الحصول علي خطابات تمثيل من أعضاء آخرين في الإدارة , علي سبيل المثال قد يرغب المراقب في الحصول علي خطاب تمثيل بشأن اكتمال محاضر اجتماعات الجمعية العامة ومجلس الإدارة واللجان الهامة من الأفراد المسئولون عن الاحتفاظ بهذه المحاضر .

الإجراءات المتبعة في حالة رفض الإدارة تقديم الإقرارات

15-       في حالة رفض الإدارة تقديم إقراراً يراه مراقب الحسابات ضرورياً , يعتبر ذلك قيد علي نطاق عمل المراقب ويجب عليه إعداد تقرير برأي متحفظ أو الامتناع عن إبداء الرأي. وفي هذه الأحوال, يجب علي المراقب تقييم أي اعتماد سابق قام به استناداً لإقرارات أخرى من الإدارة خلال المراجعة ودراسة الآثار الأخرى المترتبة علي الرفض وتأثيرها علي تقرير المراقب .

ملحق

مثال لخطاب بإقرارات الإدارة (خطاب تمثيل)

ليس الغرض من الخطاب الوارد أن يكون خطاباً نموذجياً، لأن الإقرارات من الإدارة تختلف من منشأة لأخرى و من فترة لأخرى .

أن مجرد طلب الحصول على إقرار إدارة فى أمور متنوعة قد يخدم فى حث الإدارة على التركيز فى هذه الأمور وبذلك يؤدى إلى اهتمام الإدارة بدراسة تلك الأمور بتفصيل أكبر . ويجب على مراقب الحسابات أن يكون على دراية بحدود إقرارات الإدارة كدليل مراجعة كما هو موضحاً فى هذا المعيار .

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ